Absolventul depune, la Biroul de completare şi eliberare a actelor de studii, cererea de solicitare a duplicatului actului pierdut, însoţită de Monitorul Oficial al României, declaraţia de la notar, copia legalizată a certificatului de naştere, timbrul fiscal şi 2 fotografii;

Secretarul din cadrul Biroului acte de studii verifică dacă s-a publicat corect în Monitorul Oficial al României seria şi nr. actului de studii pierdut. Secretarul din cadrul Biroului acte de studii prezintă decizia, însoţită de toate actele depuse de absolvent, secretarului şef al Universităţii pentru a fi semnată de rectorul/prorectorul responsabil cu activitatea didactică. Secretarul din cadrul Biroului acte de studii primeşte decizia semnată şi actele.
Secretarul din cadrul Biroului acte de studii întocmeşte duplicatul diplomei, pe baza cotorului diplomei pierdute (Duplicatul diplomei trebuie să fie identic cu actul iniţial. In cazul în care nu mai există disponibil un formular de diplomă din aceea perioadă, se întocmeşte un duplicat tehnoredactat).

Secretarul din cadrul Biroului acte de studii prezintă duplicatul diplomei la secretarul şef al Universităţii, decanului şi rectorului/prorectorului responsabil cu activitatea didactică pentru a fi semnat. La eliberarea duplicatului se procedează ca şi la eliberarea diplomei.

Duplicatul foii matricole/suplimentului la diplomă se întocmeşte la secretariatul facultăţii şi trebuie să fie identic cu actul iniţial. După semnare, se eliberează la Biroul acte de studii.