Întrebări adresate frecvent

Portalul ROePAS se adresează tuturor persoanelor și entităților interesate de accesarea și gestionarea serviciilor publice digitalizate în România.

ROePAS este utilizat de:

• Persoane fizice – cetățeni care accesează servicii publice online, precum depunerea de cereri, obținerea de documente sau consultarea informațiilor oficiale;

• Persoane juridice – companii, organizații neguvernamentale și alte entități care interacționează cu instituțiile publice pentru diverse proceduri administrative;

• Reprezentanți ai instituțiilor publice – funcționari și angajați ai administrației publice care utilizează platforma pentru gestionarea și procesarea solicitărilor primite de la cetățeni și companii sau organizații.

Publicarea și actualizarea informațiilor în portalul ROePAS intră în responsabilitatea fiecărui administrator desemnat de autoritățile înrolate. Fiecare instituție publică își gestionează propriile date prin intermediul platformei.

Portalul pune la dispoziția autorităților un instrument de administrare a serviciilor oferite cetățenilor, iar conținutul este gestionat direct de acestea, prin administratorii desemnați.

Pentru a vă putea oferi îndrumarea potrivită, Portalul Digital Unic al României – ROePAS pune la dispoziție:

• ghiduri de utilizare;

• tutoriale video;

• suport tehnic pentru probleme întâmpinate, printr-un sistem de ticketing;

• chatbot.

Ghiduri de utilizare
Există ghiduri distincte în funcție de tipul de utilizator (cetățean, companie, instituție publică), astfel încât informațiile să fie adaptate profilului dumneavoastră.

Ghidurile oficiale ROePAS pot fi accesate la link-ul:
(https://roepas.ro/ro/ghiduri)

Chatbot
Platforma ROePAS dispune de un asistent virtual menit să vă direcționeze cât mai aproape de informațiile de care aveți nevoie.

Tichete de suport
În platformă există secțiunea „Contact”, unde puteți deschide un tichet pentru a solicita sprijin din partea echipei tehnice.

Pentru contact:
(https://roepas.ro/public/contact)

În funcție de instituția implicată, pot fi disponibile și canale suplimentare de suport, precum live chat, telefon sau e-mail.

Scopul platformei este să faciliteze accesul cetățenilor și companiilor la servicii publice digitalizate, iar utilizatorii sunt încurajați să utilizeze toate resursele disponibile pentru a beneficia de o experiență cât mai clară și eficientă.

Conturile de persoană juridică sunt create automat după autentificarea cu ROeID. Pe baza CNP-ului, sistemul interoghează baza de date a ONRC, iar dacă utilizatorul este administratorul legal al unei companii, contul companiei este creat automat, iar utilizatorului persoană fizică îi sunt acordate drepturi de administrator.

Pentru a adăuga în portal o entitate juridică care nu este înregistrată la ONRC sau o companie străină, administratorul va parcurge pașii de mai jos:

• autentificați-vă în platformă utilizând profilul de cetățean;

• din profil, apăsați butonul „Adaugă entitate juridică” sau „Adaugă companie străină”;

• completați formularul și transmiteți solicitarea.

Portalul ROePAS dispune de integrări cu bazele de date ale ANAF și VIES pentru preluarea automată a informațiilor despre companii, precum denumirea și adresa, în funcție de codul unic de înregistrare fiscală.

În funcție de tipul procedurii, serviciile disponibile în ROePAS pot fi:

Proceduri online

• Disponibilitatea platformei ROePAS: 24/7, inclusiv în weekend și în zilele de sărbătoare legală;

• Accesibilitate: de pe orice dispozitiv conectat la internet, precum laptop, telefon mobil sau tabletă.

Aceste proceduri pot fi parcurse integral în format digital, fără deplasare la ghișeul fizic al instituțiilor care furnizează astfel de servicii.

Solicitarea se transmite prin platforma ROePAS prin încărcarea documentelor necesare și, acolo unde este cazul, prin semnarea acestora cu semnătură electronică.

După transmiterea solicitării, aceasta poate fi găsită în secțiunea „Solicitări transmise”, de unde puteți:

• urmări statusul cererii;

• descărca documentele finale emise de instituția publică;

• consulta eventualele mesaje sau solicitări suplimentare formulate de operatorii care procesează solicitarea.

Proceduri offline

În acest caz, platforma oferă informațiile necesare, precum sfera de adresabilitate, documentele solicitate și pașii care trebuie parcurși pentru obținerea serviciului. Totuși, obținerea efectivă a beneficiului presupune interacțiune fizică cu instituția competentă.

În această situație, ROePAS facilitează informarea și pregătirea documentației necesare pentru obținerea serviciului, însă finalizarea procedurii are loc la sediul instituției.

Dacă, după transmiterea unei solicitări prin platforma ROePAS, nu ați primit documentul solicitat sau ați primit un document greșit, urmați pașii de mai jos pentru clarificarea și remedierea situației:

Verificați contul dumneavoastră ROePAS și adresa de e-mail asociată contului

• Accesați secțiunea „Solicitările mele”, selectați cererea în cauză și verificați dacă documentul a fost încărcat în rubrica „Documente primite”;

• Verificați și adresa de e-mail asociată contului, inclusiv folderul Spam, în cazul în care notificările sunt activate.

Deschideți un tichet de suport

• Accesați meniul „Tichete suport transmise”;

• Selectați opțiunea „Adaugă tichet suport”, alegeți tipul, descrieți situația cât mai clar și atașați capturi de ecran, dacă este necesar;

• Răspunsul la tichet sau documentul corect va fi transmis în contul dumneavoastră ROePAS, pe solicitarea respectivă, și/sau pe e-mail.

Contactați instituția responsabilă

• Dacă instituția are activ serviciul de chat live în platformă, puteți discuta direct cu un operator;

• Alternativ, puteți transmite un e-mail sau contacta instituția telefonic, utilizând datele de contact disponibile în pagina instituției din ROePAS.

Pentru a putea transmite corect o solicitare prin ROePAS, este necesar să identificați procedura potrivită în funcție de tipul serviciului și de instituția competentă.

Pentru identificarea procedurii corecte sunt necesare următoarele informații:

• Tipul procedurii: de exemplu, emitere certificat de urbanism pentru construire sau desființare, elaborare PUZ/PUD, eliberare certificat de atestare fiscală etc.;

• Județul sau localitatea: de exemplu, județul Cluj, municipiul Iași, comuna Berceni etc.;

• Calitatea solicitantului: persoană fizică (în nume propriu), persoană juridică (în calitate de reprezentant al unei companii sau organizații) sau reprezentant al unei instituții, în numele instituției.

Pe baza acestor informații, veți fi direcționat către instituția competentă și către procedura care conține informații despre documentele necesare, termenele de soluționare și modalitatea de transmitere, online sau offline.

Doar instituțiile înregistrate în ROePAS pot primi solicitări prin intermediul platformei.

Pentru a accesa un serviciu online:

• selectați procedura dorită;

• apăsați butonul „Inițiază solicitare”;

• completați formularul afișat.

Pentru transmiterea unei solicitări, autentificarea în platforma ROePAS este obligatorie. După trimitere, solicitarea va fi disponibilă în pagina „Solicitări transmise”.

Platforma permite trimiterea de tichete de suport direct către administratorul portalului sau către instituțiile publice.

Un tichet poate fi inițiat:

• prin butonul „Contact ROePAS”; sau

• după autentificare, din pagina „Tichete suport transmise”, folosind opțiunea „Adaugă tichet”.

În prezent, în România există mai mulți furnizori de certificate digitale calificate ale căror semnături electronice sunt acceptate în ROePAS. Printre principalii furnizori naționali se numără:

• Trans Sped S.R.L. – (https://www.transsped.ro/)

• DigiSign S.A. – (https://www.digisign.ro/)

• certSIGN S.A. – (https://www.certsign.ro/ro/)

• Alfa Trust Certification S.A. – (https://alfasign.ro/)

• Centrul de Calcul S.A. – (https://www.certdigital.ro/)

• Zipper Services S.R.L. – (https://ezipper.ro/)

• Serviciul de Telecomunicații Speciale – (https://ca.stsisp.ro/)

Toți furnizorii menționați sunt prestatori calificați conform listelor oficiale publicate de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) și figurează în lista de încredere a Uniunii Europene.

Toate solicitările din vechiul sistem PCUe au fost migrate în noul portal. După autentificare, solicitările sunt afișate automat în pagina „Solicitări transmise”, fiind identificate pe baza CNP-ului utilizatorului.

Dacă un document poate fi obținut prin sistemul Once-Only Technical System, se activează opțiunea OOTS și se selectează cerința UE corespunzătoare. Documentul național obținut online este mapat la categoria europeană relevantă, pentru a asigura interoperabilitatea. Prin utilizarea sistemului OOTS se asigură aplicarea principiului Once-Only, adică furnizarea datelor o singură dată.

Da, platforma ROePAS este concepută pentru a permite unui singur utilizator, cetățean, să gestioneze mai multe profile de persoană juridică sau entități fără personalitate juridică.

Identificare automată: În momentul autentificării cu ROeID, sistemul interoghează automat baza de date a ONRC. Dacă sunteți înregistrat ca administrator legal, profilul firmei va apărea automat în contul dumneavoastră.

Adăugare manuală: Dacă reprezentați o entitate care nu se regăsește în ONRC, de exemplu un ONG, o asociație de proprietari, un cabinet de avocatură sau o companie străină, puteți utiliza funcția „Adaugă entitate juridică” din profilul de cetățean. Va trebui să completați datele de identificare, precum CUI sau CIF, și să încărcați documentul doveditor al calității de reprezentant.

Comutarea între profile: După ce entitățile au fost asociate, puteți trece de la profilul de persoană fizică la cel de persoană juridică folosind meniul „Schimbă profilul” sau „Selectare tip cont”, disponibil sub pictograma de profil. Acest lucru vă permite să depuneți solicitări în numele oricăreia dintre firmele administrate, fără a fi nevoie de conturi de e-mail diferite.

Sistemul ROePAS include un modul de validare automată în timp real, integrat în procesul de încărcare a documentelor.

Validarea la încărcare: În momentul în care atașați un document semnat, de exemplu un fișier .p7s, platforma verifică automat dacă certificatul utilizat este emis de un furnizor acreditat, aflat în Trusted List la nivel european, și dacă acesta era valid la data semnării.

Confirmarea vizuală: Dacă semnătura este validă, sistemul va afișa o bifă verde sau un mesaj de confirmare lângă fișierul încărcat.

Mesaje de eroare: Dacă semnătura este invalidă, de exemplu din cauza unui certificat expirat, a unui fișier corupt sau a unei semnături necalificate, veți primi imediat un mesaj de eroare, iar documentul va trebui reîncărcat.

Monitorizare după transmitere: După transmiterea solicitării, puteți verifica în secțiunea „Solicitări transmise” statusul documentelor încărcate, unde platforma păstrează dovada validării tehnice a semnăturii pentru ambele părți, cetățeanul și instituția.

Puteți crea un tichet de suport direct din platforma ROePAS atunci când întâmpinați o problemă tehnică, aveți o întrebare legată de o solicitare transmisă sau aveți dificultăți în utilizarea platformei.

Pentru a crea un tichet de suport:

• Accesați secțiunea „Asistență” sau pagina dedicată tichetelor sau, după autentificare, din pagina „Tichete suport transmise”, accesați opțiunea „Adaugă tichet”;

• Alegeți categoria corespunzătoare problemei întâmpinate;

• Completați descrierea situației cât mai detaliat posibil;

• Atașați capturi de ecran sau documente relevante, dacă este cazul;

• Transmiteți solicitarea.

Cum primiți răspunsul:

Dacă transmiteți tichetul autentificat

• Răspunsul va fi disponibil în contul dumneavoastră ROePAS, în secțiunea „Tichete suport transmise”;

• De asemenea, puteți primi notificare și pe e-mail, dacă aveți notificările activate.

Dacă transmiteți tichetul neautentificat

• Răspunsul va fi disponibil în contul de e-mail indicat de dumneavoastră.

Sfat: Pentru un timp de răspuns mai rapid, este recomandat să furnizați informații clare, de exemplu numărul solicitării, data transmiterii solicitării, mesajul de eroare afișat, și să atașați capturi de ecran relevante.

ROePAS este o platformă digitală care oferă acces la informații relevante pentru cetățeni și întreprinderi care își exercită drepturile în cadrul pieței interne, precum și la proceduri online și offline destinate atât cetățenilor, cât și companiilor, precum și la servicii de asistență și soluționare a problemelor.

Prin intermediul ROePAS, utilizatorii pot:

• identifica proceduri administrative organizate pe domenii de activitate;

• consulta condițiile, documentele necesare și pașii aferenți fiecărui serviciu;

• transmite solicitări online, acolo unde procedura permite;

• urmări statusul cererilor depuse;

• descărca documentele emise de instituții;

• accesa informații despre proceduri care presupun interacțiunea fizică cu instituțiile.

Serviciile disponibile

• Proceduri online – care pot fi parcurse integral în format digital;

• Proceduri offline – care oferă informațiile necesare pentru depunerea dosarului la sediul instituției.

Catalogul complet de servicii este disponibil la acest link

Platforma ROePAS recunoaște semnăturile electronice calificate emise de orice furnizor european acreditat, înscris în lista de încredere a Uniunii Europene.

Dacă dețineți un certificat calificat emis într-un alt stat membru al Uniunii Europene, acesta poate fi utilizat în ROePAS, cu condiția să fie emis de un prestator calificat.

Exemple de furnizori europeni cunoscuți:

• InfoCert (Italia)

• D-Trust (Germania)

• GlobalSign (Belgia)

• Budapest Institute of Technology (Ungaria)

• Chambersign (Franța)

• Buypass (Norvegia – stat membru SEE)

Lista de mai sus este orientativă. Orice furnizor calificat din Uniunea Europeană este acceptat.

Pentru lista completă a prestatorilor de servicii de încredere calificați din fiecare țară, puteți consulta Trusted List publicată de Comisia Europeană.

Pentru a verifica dacă o instituție este înrolată în ROePAS, accesați secțiunea dedicată instituțiilor din platformă și utilizați opțiunile de căutare disponibile.

Introduceți numele instituției în câmpul de căutare din secțiunea dedicată. Dacă instituția este înregistrată, puteți consulta lista completă a serviciilor disponibile prin ROePAS, inclusiv:

• descrierea procedurilor;

• condițiile și documentele necesare;

• pașii de urmat;

• modalitatea de transmitere, online sau offline.

Este posibil ca instituția căutată să nu fie încă înrolată în sistemul ROePAS.

În acest caz, vă recomandăm să:

• verificați denumirea oficială completă a instituției;

• contactați instituția direct, folosind datele de contact disponibile, de regulă, pe site-ul oficial al acesteia;

• urmăriți periodic actualizările platformei, deoarece lista instituțiilor înregistrate este în permanentă extindere.

Pentru utilizarea în condiții optime a platformei ROePAS, este recomandat să utilizați un browser actualizat la cea mai recentă versiune disponibilă.

Recomandări generale:

• Google Chrome (versiunea actualizată);

• Mozilla Firefox (versiunea actualizată);

• Microsoft Edge (versiunea actualizată).

Pentru funcționarea corectă a tuturor componentelor, inclusiv autentificare, semnătură electronică și încărcare de documente, este important să:

• utilizați cea mai recentă versiune a browserului;

• permiteți ferestrele pop-up pentru domeniul ROePAS, dacă este necesar pentru autentificare sau semnare;

• ștergeți memoria cache și cookie-urile în cazul apariției unor erori neobișnuite.

Nu este recomandată utilizarea versiunilor vechi de browser sau a browserelor neactualizate, deoarece pot apărea probleme de afișare sau incompatibilități cu funcționalitățile de semnare electronică.

Programul și modalitățile de suport help-desk pentru platforma ROePAS diferă în funcție de canalul de comunicare utilizat și de instituția vizată.

Sunt disponibile următoarele canale de comunicare:

• chat live

• call center

• tichete de suport

Administratorul instituției accesează meniul „Proceduri” și completează succesiv următoarele secțiuni: informații generale, inclusiv descrierea procedurii, detalii ale procedurii, persoane îndreptățite, documente necesare, documente finale, taxe, termene, acte normative, căi de atac, informații suplimentare, servicii de asistență, dacă este cazul, previzualizare și termeni de publicare.

Compartimentele reflectă structura organizatorică a instituției. Ele permit alocarea automată a solicitărilor către funcționarii responsabili. Fără configurarea compartimentelor, solicitările nu pot fi direcționate corespunzător.

Pentru fiecare document se definesc următoarele elemente: denumirea, tipul, respectiv formular inteligent, formular tipizat sau document scanat, caracterul obligatoriu, necesitatea semnăturii electronice și posibilitatea obținerii unui document justificativ prin OOTS.

Documentele finale sunt cele transmise cetățeanului la finalizarea procedurii și pot avea model tipizat și semnătură obligatorie.

Pentru o taxă fixă se stabilesc valoarea și metoda de plată, respectiv virament bancar sau Ghișeul.ro, dacă instituția este înrolată în Sistemul Național Electronic de Plată Online. Pentru o taxă variabilă, suma este comunicată ulterior de operator, iar solicitarea intră în statusul „Plată necesară” până la efectuarea plății.

• Inițiată – solicitantul sau reprezentantul unei companii transmite solicitarea către o instituție publică furnizoare de servicii;

• Preluată – solicitarea transmisă este preluată de către o instituție publică și îi este asociat un număr de înregistrare;

• Stopată – operatorul instituției solicită clarificări solicitantului;

• Clarificări transmise – status care indică faptul că solicitantul trebuie să transmită clarificări;

• Plată necesară – este datorat cuantumul tarifului pentru serviciul solicitat;

• Plată efectuată – statusul unei solicitări pentru care plata a fost efectuată cu succes;

• Soluționată – solicitarea a fost soluționată de către instituție;

• Clasată – solicitarea a fost clasată din motive justificate;

• Expirată – solicitarea nu a fost preluată de către operatorul instituției;

• Închisă – status care indică faptul că solicitantul nu a răspuns la solicitarea de clarificări;

• Anulată – solicitantul renunță la inițierea sau continuarea solicitării.

Fiecare status reflectă o etapă din procesarea unei solicitări.

Rolurile care pot fi atribuite utilizatorilor dintr-o instituție în portalul ROePAS sunt următoarele:

• Administratorul instituției – invită utilizatorii și le atribuie roluri precum funcționar, operator sau operator suport;

• Administratorii portalului – configurează procedurile și le actualizează în acord cu modificările legislative sau procedurale;

• Operatorul – preia solicitările în Backoffice, verifică documentele, solicită clarificări dacă este necesar, verifică taxele, încarcă documentele finale și transmite răspunsul către cetățean sau companie;

• Funcționarul instituției – transmite solicitarea în numele instituției;

• Operatorul suport – răspunde la tichetele primite în platforma ROePAS.

Pentru instituțiile care utilizează modulul DMS, în funcție de specificul acestora, se pot crea și următoarele roluri:

• Registrator – angajatul care înregistrează cererea;

• Întocmitor – angajatul care întocmește răspunsul;

• Avizator – angajatul care avizează răspunsul redactat;

• Aprobator – angajatul care aprobă răspunsul final.

Rolurile determină nivelul de acces și responsabilitățile fiecărui utilizator în cadrul portalului.

Platforma acceptă o gamă variată de formate pentru a acoperi atât documentele scanate, cât și pe cele semnate electronic sau formularele inteligente:

• Documente standard: .pdf (formatul recomandat pentru orice document scanat sau document text);

• Documente semnate electronic: .p7s, .p7m și .pdf (dacă semnătura este de tip PAdES, integrată în fișier);

• Formate de imagine: .jpg, .jpeg, .png (pentru fotografii ale actelor de identitate sau alte documente justificative);

• Arhive: .zip (permis atunci când este necesară gruparea mai multor fișiere într-un singur câmp de încărcare);

• Formulare inteligente: platforma pune la dispoziție și formate de tip „Smart Form”, adică formulare editabile direct în portal, care nu necesită upload extern, datele fiind salvate direct în sistem.

Utilizarea semnăturii digitale este condiționată de configurarea specifică a procedurii stabilită de instituția publică destinatară.

Proceduri complet digitale: Pentru majoritatea serviciilor online care presupun emiterea unui act oficial, semnătura electronică calificată este obligatorie. Aceasta asigură valoarea juridică a documentelor, în conformitate cu legislația în vigoare.

Identificarea cerinței: În momentul în care inițiați o solicitare, câmpurile de încărcare a documentelor vor indica în mod clar dacă fișierul respectiv „Necesită semnătură”. Dacă această opțiune a fost activată de instituție, butonul de transmitere a solicitării va rămâne inactiv până când încărcați un fișier validat digital.

Autentificarea în platforma ROePAS se realizează în funcție de categoria din care faceți parte.

Cetățean român
Pentru a accesa platforma:

• Dacă aveți deja o identitate digitală ROeID sau eIDAS, vă puteți autentifica direct la acest link

• Dacă nu aveți încă o identitate digitală ROeID, o puteți obține accesând acest link

Cetățean al Uniunii Europene
Pentru a accesa platforma:

• Dacă aveți deja o identitate digitală eIDAS, vă puteți autentifica direct la acest link

• Dacă nu aveți încă o identitate digitală eIDAS, trebuie să o obțineți prin intermediul autorităților competente din statul membru în care aveți reședința.

Utilizatori din instituții publice
Pentru a accesa platforma:

• autentificare cu doi factori (adresă de e-mail și parolă), în baza invitației transmise pe e-mail de către administratorul instituției;

• autentificare cu ROeID, în baza invitației transmise pe e-mail de către administratorul instituției.

Utilizatori din companii
Pentru a accesa platforma:

• pentru operatori: autentificare cu ROeID, în baza invitației transmise pe e-mail de către administratorul companiei;

• pentru administratori: autentificare cu ROeID.